Opracowanie procedur

Jeśli nie posiadają Państwo dotychczas przepisów kancelaryjno – archiwalnych dostosowanych do potrzeb swojej jednostki, oferujemy pomoc przy ich stworzeniu i uzyskaniu zatwierdzenia przez właściwe Archiwum Państwowe. Posiadane przez nas doświadczenie pozwoli na sprawne i bezproblemowe wdrożenie w życie niezbędnych procedur, które ułatwią zarządzanie dokumentacją w Państwa instytucji.

Do normatywów kancelaryjno – archiwalnych należą:

  • Instrukcja Kancelaryjna,
  • Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt,
  • Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt).

Brakowanie dokumentacji

Dokumentacja nie stanowiąca materiałów archiwalnych, po upływie wymaganego okresu przechowywania i po utracie znaczenia dla celów praktycznych podlega brakowaniu, tj. wydzieleniu z zasobu aktowego i przekazaniu na zniszczenie. Często występują trudności w jednoznacznym określeniu, czy dana dokumentacja utraciła już znaczenie praktyczne, a niewłaściwe przeprowadzenie tej procedury może spowodować nieodwracalne skutki. Dlatego też czynności z nią związane należy wykonywać rzetelnie i z dużą rozwagą.

Oferujemy Państwu usługę wydzielenia do brakowania akt, których okres przechowywania minął i sporządzenie dokumentacji potrzebnej do wystąpienia z wnioskiem do Archiwum Państwowego o zgodę na ich zniszczenie. Posiadane przez nas doświadczenie i wiedza pozwolą na bezpieczne wybrakowanie zbędnej już – z punktu widzenia prawa – dokumentacji i zwolnienie miejsca w lokalu archiwum zakładowego na akta, które będą przekazywane w kolejnych latach.

Archiwizacja dokumentacji

  • klasyfikacja i kwalifikacja akt zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  • formatowanie jednostek aktowych (pakowanie i opisywanie według wzorca),
  • porządkowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
  • opracowanie zespołów akt oddzielnie dla poszczególnych kategorii archiwalnych oraz ułożenie teczek aktowych w układzie rzeczowo – chronologicznym,
  • sporządzenie pełnej ewidencji przechowywanej dokumentacji w wersji drukowanej i elektronicznej,
  • opis regałów archiwalnych i sporządzenie wywieszek orientacyjnych,
  • przekazanie uporządkowanego archiwum wyznaczonemu pracownikowi i przeszkolenie w zakresie dalszego korzystania z uporządkowanego zasobu aktowego.

Kontakt

Usługi Archiwalne ARCANUM
Agata Przybylska
Dzietrzychowice 96
68-111 Dzietrzychowice
tel. 663 309 402
kontakt@archiwizacja-arcanum.pl

 

Referencje

Doświadczenie w zakresie archiwizacji nabyliśmy wykonując zlecenia zarówno dla jednostek publicznych,  jak i prywatnych. Z naszych usług korzystały m.in. jednostki Lasów Państwowych, placówki szkolne i przedszkolne, biblioteki, muzea i ośrodki kultury, spółdzielnie mieszkaniowe i zakłady gospodarki komunalnej, inspektoraty weterynarii, instytucje pomocy społecznej, ośrodki zdrowia i inne. Praktykowaliśmy także w archiwach jednostek samorządu terytorialnego.

Podstawy prawne

O firmie

Firma Usługi Archiwalne ARCANUM powstała w 2011 roku. Podstawowym profilem naszej działalności jest świadczenie usług w zakresie obsługi archiwów zakładowych i składnic akt na terenie całego kraju, głównie w województwach lubuskim i dolnośląskim. Oferujemy również pomoc przy zakładaniu, organizacji i prowadzeniu archiwów zakładowych.

Proponujemy kompleksowe rozwiązania w zakresie archiwizacji i brakowania dokumentacji. Nasze dotychczasowe doświadczenie poparte jest wykonaniem usług archiwizacyjnych dla kilkuset instytucji, zarówno z sektora finansów publicznych, jak i jednostek prywatnych.

Posiadamy wykształcenie kierunkowe związane z archiwizacją dokumentacji oraz ochroną informacji niejawnych. Usługi wykonujemy w oparciu o obowiązujące przepisy prawne, ze szczególnym uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych.

Powierzając obsługę archiwów naszej firmie zyskujecie Państwo profesjonalnie zorganizowane archiwum zakładowe oraz szybki dostęp do potrzebnej dokumentacji.